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外貿從業者必知:英文商務郵件格式與細節處理技巧

更新時間:2024-08-22 20:07:10作者:佚名

對于從事外貿工作的人來說,英文郵件是與客戶溝通的主要方式,其重要性不言而喻,所以大家對英文商務郵件的寫作技巧非常感興趣。但在學習郵件寫作技巧之前,我們首先要注意郵件的格式和一些細節,處理好這些可以讓我們的郵件更加完整。下面就是小編為大家總結的英文商務郵件的格式和禮儀,歡迎閱讀!

英文商務郵件格式和禮儀

英文商務電子郵件格式及禮儀1

接受者

1. 盡量不要在“收件人”欄中填寫一堆郵件地址,只寫與郵件內容直接相關的聯系人的郵件地址,其他相關人員的郵件地址可以添加到“抄送”或“密送”中。

2. 可以將與郵件內容沒有直接關系,但又需要了解郵件內容的人加入抄送列表,只抄送需要的人。有些同學習慣性抄送很多相關和不相關的人,這種做法并不可取。

3.如果您不想讓收件人知道您也向其他人發送了郵件,您可以添加“密件抄送”。

4.當需要添加多個收件人或抄送時,一般按位置排序。

電子郵件標題

1. 千萬不要發空白的主題行,這是很不禮貌的。我相信你不會故意這樣做。你可能想先寫郵件,然后再決定主題行,但最后你只是用空白的主題行發送出去。所以你應該養成一個好習慣,先寫主題行。

2、標題應簡潔,體現文章內容或重要性,不宜過長。

3. 標題盡量不要使用特殊符號、長串數字,避免郵件被對方歸入垃圾郵件箱,如無必要,盡量避免使用“緊急”等字眼。

4. 回復某人的郵件時,可以根據需要更改標題,而不必使用一長串的“RE”。

例如,如果你想回復收件人關于 Minion 設計的問題,郵件標題可以簡單描述如下:

RE:小黃人物品的藝術作品

附錄

1. 如果有附件,寫完主題后立即上傳。養成一個好習慣,不要等到郵件結束才上傳,最后可能就忘了。相信很多人都經歷過漏發附件的經歷,發完郵件才發現附件沒有上傳。

2.當郵件有附件時,應在郵件正文中提醒收件人檢查附件。

3、附件個數不宜過多,一般不超過4個好長官英語的英文,如果附件數量較多,可以壓縮成一個文件。

4.若附件內容為特殊格式,應告知收件人如何打開,以免影響其使用。

5、附件過大最好拆分成多封郵件或者通過網盤分享網校頭條,附件過大單封郵件可能會發送失敗或者被攔截。

例如,如果附件的壓縮文件中含有作品的源文件,則需要將其解壓并用Illustrator打開。上傳附件后,您會在郵件中收到以下提醒:

電子郵件內容

1、首先是稱呼:初次聯系時,盡量使用“Dear XXX”作為稱呼。如果不知道姓名只知道頭銜,可以使用“Dear Title”。熟悉之后,也可以使用“Hi XXX”或“Hello XXX”。如果是給群發郵件,可以使用“Dear All”作為稱呼。

2、郵件內容應左對齊,寫在頁面頂部,開頭不留空格。

3. 撰寫正文時,把最重要的事情放在前面,簡單問候后直接進入主題。

4、能用簡單句就不要用復雜句,能用簡單詞就不要用復雜詞。郵件內容要簡潔明了,表達要準確。如非必要,盡量不要寫長郵件,也不要分成很多段落,一般三四段就夠了。

5、如果郵件信息量較大,可以按照重點進行編號,按照12345的段落進行描述,這樣會更加清晰。重要內容可以用“加粗”或者“其他顏色字體”來提醒,但同一封郵件內字體盡量保持一致,字體顏色不宜過多,最好不超過3種。

6、注意措辭,多使用虛擬語氣和委婉語氣。例如:如果……,我會……,你能……這些句型不僅能明確你的立場,而且不會太過僵硬,讓對方更容易接受你的觀點。

7、電子郵件很容易被轉發給他人并成為書面證據,所以郵件內容一定要慎重、客觀,不能不假思索地說話。

8. 在郵件結尾處,應向收信人表示感謝。如果你在郵件開頭已經表達了謝意,可以在結尾處用“再次感謝”或“再次感謝您”來呼應開頭。

9. 在電子郵件結尾處簽名。通常,您可以使用“Best regards, Sincerely”,然后在新行上添加您的姓名。Sincerely 更正式,適合所有場合。

根據以上幾點,這里為您提供一個簡單的模板:

▲ 另外要注意的是:如果你不熟悉收件人,盡量寫全名而不是昵稱。

其他注意事項

1、最好設置一個包含你的全名、公司名稱、公司網站、辦公地址、聯系方式、社交賬號等信息的簽名,以便收件人可以隨時找到。

2. 寫完郵件后,先檢查是否有拼寫錯誤、句子不連貫、表達不明確等好長官英語的英文,確保沒有問題后再發送。

以上就是一封完整的英文郵件應該具備的要素和要點,我們常說細節決定成敗,希望大家能養成良好的習慣,早日寫出完美的郵件。

英文商務電子郵件格式及禮儀2

在電子郵件的開頭,我們一般都會以對方的“頭銜”作為開頭,但要注意,由于收信人的身份和頭銜不同,也應該選擇不同的頭銜,避免給人不禮貌或者過分客氣的感覺!

1. 寫信給朋友或熟悉的同事

您可以使用更口語化的介紹,并添加對方的姓名。

嗨 / 你好 / 嘿 + 名字

例如:

嗨,珍妮,你好,朱迪,嗨,朱庇特

2. 寫信給你的上司或經理

可以在開頭加上“親愛的”,以表示尊重,然后在結尾加上對方的性別或頭銜。

· 親愛的 + 先生/女士/先生姓氏

例如:

親愛的布魯姆先生

· 親愛的 + 女士 / 女士姓氏 / 夫人姓氏

例如:

親愛的奈特莉女士

*注:Ms是Miss的縮寫,可以用來指未婚或已婚女性,而Mrs.只能用來指已婚女性。

親愛的+職位

例如:

尊敬的市場經理

3. 寫信給不特定的人或不知道姓氏時

經常用于申請新工作、聯系廠商、洽談新合作時,不確定對方職稱、性別的時候。

敬啟者

通常在申請新工作或不知道聯系誰時使用。

· 問候

如果您不確定對方的頭銜或性別,您可以先用更正式、禮貌的語氣。

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