更新時間：2024-11-21 15:33:29作者：佚名
《呂梁學院學生檔案管理辦法（試行）》已經2017年第七次院長辦公會議研究通過，現予發布。請遵照執行。
附件：《呂梁學院學生檔案管理辦法（試行）》
呂梁學院
2017 年 12 月 26 日
附錄：
呂梁學院學生檔案管理辦法（試行）
（2017年12月21日院長辦公會議通過）
第一章 一般規定
第一條 為加強學生檔案管理，充分發揮學生檔案在學生教育、管理和就業中的作用，實現學生檔案管理規范化、規范化、科學化，根據《中華人民共和國檔案法》，中華人民共和國和高等學校《檔案管理條例》及學校學生管理工作的有關規定。本辦法是根據我校實際情況，特制定的。
第二條 學生檔案是學生從中學入學到大學畢業期間形成的有價值的信息。它們是反映學生在學習階段的個人經歷和德、智、體、美等各方面表現的真實記錄。它們是用人的基礎。是單位或上級學術培養部門了解畢業生學習、工作、生活、成長的真正依據。
第三條 學生檔案管理是指學校對學生檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用、移交等相關工作。學生檔案管理應當適應國家人事工作的需要，堅持真實、完整、安全、規范的原則，有效維護和確保學生檔案材料反映學生的真實情況。
第四條 各教學部（部）及相關部門（招生就業處、教務處、學位處、學生工作處（部）、組織部、團委、武裝部等）必須指定專人負責。具體負責學生檔案管理工作（以下簡稱“學生檔案管理專職人員”）。
第五條 學生檔案管理人員應當認真履行崗位職責，學習檔案管理法律法規，熟悉檔案管理業務呂梁學院錄取查詢，嚴格遵守檔案工作紀律，努力提高檔案管理和服務水平。
第二章 管理制度和工作職責
第六條 學校設立學生檔案管理委員會，其職責是：建立學生檔案隊伍；監督、指導學校學生檔案管理制度的建立和完善；檢查、指導學生檔案管理工作。
該委員會由以下人員組成：
主任：學校分管招生就業工作的領導
成員：招生就業處、教務處、學位處、學生工作部（部）、組織部、團委、武裝部、檔案館等部門負責人；各教學部黨總支副書記。
委員會下設辦公室，辦公室設在招生就業處，辦公室主任由招生就業處處長兼任。
第七條 招生就業處是學生檔案管理的職能部門，實施全校學生檔案工作的管理、監督和業務指導。招生就業辦公室在學生檔案管理方面的職責是：
1.制定和完善學生檔案管理制度、方法和工作流程。
2、負責監督、指導各教學部（部）建立新生學生檔案。
3、檢查、指導、督促各教研室（部）及相關部門及時歸檔、收集、整理、移交、打包、保管、封存、轉發學生檔案材料。原則上每學年進行一次檢查。發現問題時，督促指導有關部門及時按要求完成。
4、負責全校學生檔案管理人員的業務指導和培訓。
第八條 各教學部（部）及相關部門在學生檔案管理中的主要職責是：
1.執行學生檔案管理的政策規定，接受招生就業處、檔案室的業務指導。
2、安排專職學生檔案管理人員負責學生檔案管理工作。
3、各教學部（部）負責新生資格審查、整理、建立原始檔案；負責學生在校期間形成的各種檔案資料的收集、整理、歸檔；負責因各種原因終止學業或轉學的學生的處理。檔案及學生政審檔案的移交；根據學籍變化情況，做好學籍變更學生檔案的重新歸檔工作。負責畢業生檔案的整理、核對、封存和轉發。
4、有關部門負責學生在校期間產生的各類檔案資料的收集、整理和移交。
5、各教學部（部）及有關部門負責按照《普通高等學校檔案管理規定》的規定，對教育教學管理中需要歸檔的其他材料進行整理、歸檔、裝訂。
第三章 學生檔案資料歸檔內容
第九條 在校期間，應當及時收集、整理學生檔案，并不斷充實和完善。學生畢業檔案一般應包含以下材料：
1、入學材料：普通本科招生檔案材料一般應包括高中學生證、高考報名表、高考體檢表、高考申請表等材料；對口本科生一般包括職業中專或職業高中學生證、畢業學生登記表、考生信息登記表；專科轉本科生包括專科畢業生檔案、考生信息登記表等材料。
2.學習材料：各學習階段專業、選修課、輔修課成績登記表等材料。
3、學籍變更材料：完成各階段學習、退學、退學、休學、轉學、入伍、退休、保留入學資格、回國等變更材料學校等
4、考核材料：學年各學習階段考核表等材料。
5、實習材料：實習考核表、實習報告等各階段學習材料。
6、畢業材料：普通高校畢業生登記表、畢業生就業通知書等材料。
7、學位材料：學士學位授予決定書等材料。
8、獎勵材料：在校期間受到表彰獎勵的材料，包括三好學生、優秀學生干部、優秀團干部、優秀共產黨員、優秀團員、優秀畢業生等榮譽稱號及登記表國家獎學金和國家勵志獎學金。或審批表等獲獎評審證明材料。
9、處罰材料：在校期間因違反校紀校規、違反國家法律等行為而產生的各種紀律材料。
10、組織材料（另存）：入黨入團申請表和志愿書、入黨積極分子考察表、政治審查材料、思想報告、預備黨員轉正申請書等組織建設中形成的材料黨、團的；參加民主黨申請書、登記表等材料。
11、個人人員有工作經歷的檔案材料。
12、其他具有保存價值、應當歸檔的學生個人資料。
第四章 學生檔案資料的歸檔與移交
第十條 校內學生檔案資料的歸檔、流轉、移交應當遵守下列規定：
（一）新生建檔辦法：
1、教學部（部）應在新生入學審核通過后兩個月內建立新生檔案。
2、招生就業辦公室將招生過程中形成的高層次招聘電子檔案制作紙質版，分發給各教學部（部），并納入學生檔案。學生入學時自帶紙質檔案的，報到時交由院（系）指定人員辦理；如紙質檔案轉交招生就業處，招生就業處收到檔案后立即轉至學生所在院系（系）。或者學生本人領取并移交給所在院系（系），并辦理相應的移交手續。
3、各教學部（部）專職檔案管理人員要認真核對新生檔案，及時整理收到的新生檔案材料，按照學生要求統一歸檔新生檔案。檔案管理和學籍，并填寫收到的檔案。材料的實際狀況。學生檔案應當按學年、按班級學號順序統計、登記、保存。
4、入學時如未攜帶黨團材料，須在一個學期內到原學校領取并歸檔。對于檔案材料不齊全的學生，各教學部（部）將負責在兩個月內幫助其收集、歸檔缺失的材料。若因客觀原因無法完成，應在學生檔案目錄上注明。
5、各教學部（部）應對新生檔案進行審核，發現弄虛作假的情況，應及時向招生就業辦公室報告。
（二）學生在校期間產生的檔案資料收集、整理、包裝、移交辦法：
1、學生在校期間形成的當學年檔案材料（獎懲材料、黨團組織材料、學年考核表、社會實踐活動材料、學籍變更材料等）一次性打包每年10月底，由有關部門根據學生檔案進行管理。按照要求，將檔案按班級、學號整理并移交給各教學部（部）。各教研室（部）專職檔案管理人員要集中時間做好包裝工作。對有關部門移送的不合格檔案材料，各教學部（部）有權退回，并要求有關部門按要求重新整理。有關部門要在一周內進行重組，然后移交各教學部（部）。
2.應屆畢業生的普通專科畢業生登記表、成績單、學士學位授予決定書等材料，由有關部門按學校規定的時間（初定為每年6月底）交各教學部（部）。年）、畢業生就業通知書按照辦理時間分別通知，交各教學部（部），由各教學部（部）整理、核對無誤后包裝密封。
第十一條 有關部門提供的各類歸檔材料必須是手續齊全、正式、有效的文件。
歸檔材料應當完整、真實，文字清晰、對象明確，并注明形成材料的主辦部門（單位）和日期。規定由組織審核加蓋印章的，應當加蓋公章。歸檔材料應使用標準辦公用紙。文本必須采用印刷、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水或黑色墨水書寫。不允許使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙。
歸檔材料應當是原件。特殊情況保存副本的，應當注明原保存單位并加蓋公章。
第十二條 移交學生檔案時，應當填寫《檔案材料移交表》，并由雙方負責人親自驗收。核實無誤后，即完成簽字手續。 《檔案材料移交表》須填寫一式兩份，雙方各執一份。移交材料不符合歸檔要求的，接收方有權拒絕，移交單位應當按照檔案管理規定重新整理并辦理補交手續。
第五章 學生檔案的轉移
第十三條 學生畢業、結業、退學、休學、出國、死亡等情況后，教務處應當及時通知教學處（部），由教學處（部）辦理檔案移交手續。 。
第十四條 學生轉學（轉入）、校內轉專業、留級、延期畢業的，教務處應當及時向各教學部（部）發出學籍變更通知，并由教務處負責處理。教務處（部）應當及時按照規定做好學生檔案的整理、移交和傳送工作。
第十五條 畢業生檔案移交，畢業生離校前，由教學部（部）負責按照下列規定移交密封的畢業生檔案：
1.已找到就業單位并簽訂就業協議的畢業生，或考研等繼續學習的畢業生呂梁學院錄取查詢，其檔案由系（系）畢業生收集并報用人單位或學校檔案管理部門及時處理。
2、畢業生因故未參加就業或未確認就業單位貝語網校，并在規定期限內辦妥檔案保管手續的，其檔案由院（系）畢業生統一收集，送交學院。及時代理托管；未辦妥檔案保管手續的，畢業生檔案將由系（系）畢業生收集并及時送至學生所在地就業主管部門或人才市場保管。
3、如院系有特殊要求必須郵寄的，由教務處（部）專職人員負責郵寄。
4.畢業生到就業單位報到后，應立即向報到單位核實檔案是否收到。
5、畢業生或其他離校學生的檔案，領取時應仔細檢查印章是否完好。需要郵寄檔案的學生，應核對郵寄單位地址和收件人，并交給院（系）學籍工作人員。由于維護不善，如因郵寄地址不明導致文件丟失或損壞，無法補發，后果由學生自行承擔。
第十六條 畢業生檔案及因各種原因離校時不能帶走的檔案，由各教學部（部）于學生離校后當年10月底移入學校檔案室。處理后續存儲和交付。交接時，當年畢業生的檔案移交手續也一并交接。
第十七條 有關部門和教學部（部）形成的各類管理檔案將于學生畢業離校當年10月底移入學校檔案，并辦理移交手續。
第六章 學生檔案的使用
第十八條 校內從事學生教育和管理部門的相關人員因工作需要需要查閱學生檔案。只有在檔案管理人員在場的情況下才能查閱學生檔案，并按規定登記。
外人因工作需要需要查閱學生檔案時，兩人以上應當持有單位組織、人事部門或者公安保衛部門的介紹信，提供相關身份證明，并說明查閱內容和目的。查詢。檔案管理人員核實身份后，應核實完成登記手續后才能查看。
第十九條 學生檔案一般不得借用。因工作需要需要借閱的，借閱單位應出具介紹信，填寫《學生檔案借閱審批表》，說明借閱理由及歸還時間，并經借閱單位負責人批準。學生檔案管理處。
學生檔案借閱期限一般不超過1周。歸還借閱檔案時，檔案管理人員應當按照檔案目錄清點資料，辦理歸還手續。
第二十條 查閱（借用）學生檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱卷規定，不得涂改、劃定、標記、提取、更換、毀壞檔案材料。未經許可，不得摘錄、拍攝、復制檔案內容。
第二十一條 學生本人及其直系親屬不得查閱學生的個人檔案。若確實有特殊原因（如畢業聯系工作、出國手續等）需要復印相關個人檔案證明材料的，學生必須書面申請，說明需要何種證明材料以及使用意圖須經學生檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按規定辦理。委托他人辦理的，須出具代理人的書面授權和身份證明，方可按規定辦理。
第七章 學生檔案管理
第二十二條 學生檔案是內部文件，需要妥善保管。各教學系（部）及有關部門要高度重視，確定專職檔案管理人員。專職學生檔案管理人員變動工作的，必須及時辦理檔案管理交接手續。各教學部（部）必須配備專用的學生檔案柜，確保學生檔案的安全可靠。
第二十三條 違反有關檔案管理規定，因玩忽職守、失職造成學生檔案損毀、丟失、泄露等危害和損失的，由學校按照規定嚴肅查處；構成犯罪的，依法追究刑事責任。情節惡劣、后果嚴重，構成犯罪的，依法追究當事人法律責任。
第八章附則
第二十四條 本辦法自發布之日起試行。
第二十五條 本規定由招生就業部門負責解釋。